Transformando Eventos em Experiências

Transformar eventos em experiências é a melhor forma de agregar valor, encantar e se fazer lembrado positivamente por muito tempo, seja em um evento corporativo ou social.


Você certamente já deve ter ouvido falar que “o melhor da vida não são coisas”, não é mesmo?
Pois é, há tempos essa frase clichê é utilizada para defender momentos incríveis vividos por alguém. Acontece que a sabedoria popular não está mais sozinha. Pesquisas recentes apontam que experiências trazem mais felicidade que bens materiais.
Se comprar experiência pra gente, seja em forma de viagem ou evento já é maravilhoso, imagina proporcionar uma experiência encantadora para alguém.

Pois bem: “proporcionar felicidade gera felicidade em dobro“.

Com base nisso eu convido você, que está organizando um evento, a pensar em como transformar seu evento em uma experiência encantadora para os convidados.
Para auxiliá-lo (a) nesse processo listo abaixo os principais itens que você deve levar em consideração na hora de planejar seu evento, seja ele um casamento ou um corporativo.

  • Perfil dos convidados – Comece listando os convidados e faça uma análise profunda sobre quem são essas pessoas (qual a idade, onde vivem, o que gostam). Faça uma análise mais profunda sobre o porquê destas pessoas estarem entre os convidados do seu evento. Se tiver intimidade com as pessoas pense em situações que as deixaram emocionadas, maravilhadas, encantadas.É comum você ter lembranças de determinadas pessoas envolvendo a participação em um show da banda favorita, de uma viagem a um lugar paradisíaco, de uma ida a um restaurante badalado, etc.
    Tente fazer esse exercício com o maior número de convidados. Vamos combinar que para eventos pequenos isso não é tão difícil.Se o evento for corporativo talvez você não conheça a fundo todas as pessoas. Nesse caso você pode buscar informações no google, em entrevistas realizadas e em redes sociais.
    Depois de ter relembrado as situações que deixaram seus convidados bem felizes. Faça uma listagem das principais situações/momentos que marcaram estas pessoas.
  • Analise as informações, tente unir as afinidades e busque o que poderia encantá-los no seu evento.
    Se a maior parte das pessoas gosta de praia, se algumas ficaram encantadas com uma viagem para um lugar lindo ou com a participação em um show, uma possibilidade seria criar uma decoração praiana, proporcionar um luau ou mesmo um show de uma banda cover que agrade a maioria. Sem querer você vai notar que acabou criando um “conceito” para o evento.
  • Independente do formato do evento, seja ele formal ou descontraído, investir em boa comida é sinônimo de sucesso garantido. Comidas trazem lembranças afetivas, almoços de negócios são mais bem sucedidos se a experiência no restaurante está a altura de grandes contratos.
    Sempre que o orçamento permitir fuja do “modelo em todo evento tem”. Sempre é possível incluir algo fácil que ajuda a transformar uma comida simples em algo sofisticado. Na hora de definir o cardápio: Lembre-se que: mesmo servindo hamburguer, há hamburgueres e hamburgueres. Tem aqueles sem graça, no formato fast food industrializado e tem aqueles que em uma mordida transforma um lanche simples em uma experiência gourmet. É isso que vai fazer seu evento ser lembrado positivamente.
  • Tenha no cardápio uma bebida especial.
    drink de boas vindas
    Pode ser um welcome drink refrescante para recepcionar os convidados, pode ser uma bebida criada especialmente para o evento e batizada com um nome especial ou mesmo uma releitura de uma bebida esquecida. Atualmente o drink Moscow Mule, criado na década de 40, tem feito muito sucesso em eventos por conta do charme da sua canequinha de cobre.

  • Pense em uma atração surpresa que agrade o maior número de pessoas. Atração surpresa quando bem pensada e executada deixa os convidados maravilhados. Ela normalmente acontece no meio do evento. O ideal é que ela aconteça após o jantar, ou após o prato principal, no caso de eventos formais. Seu produtor de evento certamente saberá encaixá-la no melhor momento.
    A atração surpresa não é obrigatória. Se todos os itens (conceito, cardápio, bebidas, música) forem executados com maestria a atração surpresa pode ser dispensável. Tudo vai depender do formato do seu evento.
  • Pra fechar lembre-se lembrancinhas são descartáveis, mas os gifts encantam. Cacarecos com o logo da empresa ou monograma do casal além de batidos, são um investimento caro e pouco utilizado. Um cupcake simples e delicioso costuma ter aceitação melhor que aquele decorado com pasta americana e logo da empresa.
    Hoje, ter algo palpável pra levar pra casa não é garantia de evento de sucesso. Durante o evento você pode providenciar pequenas experiências ou mimos em forma de presentes. Pode ser algo que proporcione conforto ou mesmo que possa ser utilizado já na festa. Utilizando o exemplo da bebida, canequinhas de cobre podem ser gifts dados no começo do evento para serem utilizados durante o evento e levados para casa. Eu ainda acrescentaria a receita do drink pra pessoa fazer depois.

    Se mesmo assim desejar que as pessoas levem algo dado no final uma fórmula garantida é pensar em algo significativo em uma embalagem linda.

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